Bloğumdaki yazılarla ilgili yardım isteyen kullanıcılardan haftada bir kaç tane e-posta alıyorum. Kimse üzerine alınmasın ancak gelen e-postaların yarısından fazlası (bana göre) çok önemli hatalar içeriyor. Bu yüzden bu yazıyı yazma gereği duymaya başladım.

İşte e-posta yazımıyla ilgili benim aklıma gelen ipuçları:

1) E-postaları Mektup Olarak Düşünün

Özellikle gönderdiğiniz kişiyi (sanal dünya dışında) tanımıyorsanız, e-postanızı resmi olarak yazmalısınız. Her ne kadar e-postalar internet ortamında gidip gelse de bir facebook sohbeti tarzında yazılmamalıdır. Bu yüzden en önemli nokta bir hitap ile başlamak ve sonunda da iyi niyetle e-postanızı bitirmektir.

Resmiyet düzeyi çok yüksek olmak zorunda değil, ancak dikkat edilmesi gereken bir konu.

2) Sen Kimsiniz?

Siz mi yoksa sen mi demeliydim? Tanımadığınız bir kişiye asla “sen” diye seslenmemelisiniz.  (Bu benim için her yerde geçerli bir kuraldır, hatta bazen gerçek hayatta da sen-siz karmaşası yaşadığım doğrudur. Ancak ciddi olmanın bir zararı yok değil mi?) Eğer e-posta attığınız kişiyle samimiyetiniz yoksa kesinlikle “siz” kullanmalısınız. Eğer kişiyle çok samimiyseniz “Naber panpa” yazmanızda kesinlikle bir sakınca yok.

3) E-posta Adresiniz

Lütfen artık şu the_superman_13543 e-posta adreslerini kullanmayın. Adınız soyadınız içeren bir e-posta adresi alamanız bazen mümkün olmayabilir ama çeşitli kombinasyonlar kullanmanız ya da farklı e-mail sağlayıcıları denemeniz imkansız değil. Örneğin adiniz.soyadiniz@gmail.com adiniz_soyadiniz@live.com ya da (AdinizinİlkHarfi)soyadiniz@yahoo.com gibi bir e-posta adresi almanızda fayda var. Aksi taktirde ciddiye alınamayabilirsiniz. E-posta adresinizin yanında adınız ve soyadınızın da kullanmakta olduğunuz e-posta hesabınızda doğru gözüktüğünden emin olun. Bu kural özellikle e-posta göndereceğiniz kişinin e-posta adresi gayet resmiyse ya da bir kurum, kuruluşa mail atıyorsanız geçerlidir.

4) Kendinizi Tanıtın

Eğer bir kişiye ilk kez e-posta atıyorsanız, konuya girmeden kendinizi çok kısa (abartmayın) tanıtmanız faydalı olacaktır. Ayrıca mutlaka  isminizi kullandığınız e-posta servisinden doğru şekilde ayarlayın.

5) Yanıtla’yı Kullanın

E-postaya cevap yazarken yeni bir e-posta oluşturmak yerine yanıtla butonlarını kullanın çünkü karşınızdaki kişi günde 100 tane e-posta okuyor olabilir.

6) Konu Kısmını Etkili Kullanın

E-postanızın konusu “Merhaba” olmamalı ya da boş geçilmemelidir. Bunun yerine konuyu açıklamaya çalışan ufak ama spesifik bir cümle kurabilirsiniz.

Kesinlikle “ÖNEMLİ”, “ACİL”, “YARDIM”, “LÜTFEN OkuYun” gibi konularla e-posta göndermeyin. Sizin için önemli olan bir konunun bin farklı şey düşünen alıcı için de önemli olduğunu düşünüyorsanız şöyle bir konu daha uygun olabilir: ÖNEMLİ: Pazartesi’ye yetişmesi gereken projenin kaynak kodları

7) Paragraflara Bölün

Uzun mesajlar yazıyorsanız okunabilirliği kolaylaştırmak için cümleleri kısaltın ve paragraflara bölün.

6) Sorununuzu Tam Olarak Dile Getirin ve Mesaj Sayısını Azaltın

Örnek olarak, “Şu yazınızı okudum ve yardıma ihtiyacım var.” gibi bir cümle içeren e-postalar almaya devam ediyorum. Böyle bir durumda size “Sorununuz neydi?” diye geri dönmeme ihtiyaç oluyor. Neden gereksiz yere trafik yaratıyoruz ki? Bir konuda birinde yardım isteyecekseniz ilk mesajınızda sorununuzu ayrıntılı bir şekilde açıklamanız sorunun çok daha hızlı çözüme ulaşmasını sağlayacaktır.

7) Yazm Hataları Yapmayn.

Yazım hataları yapmak olası bir şey tabii ki ama biraz daha dikkatli olmak ve göndermeden önce e-postanızı okumanız yerinde olacaktır. Cümlelerinizi olabildiğince sade ve anlaşılır kurun.

8) İyi Dileklerde Bulunun

Mesajın sonunda teşekkür etmek, iyi günler ya da çalışmalar dilemek çok nazik bir davranıştır.

Bu yazı e-posta adresi ya da bu adresi kullanarak sosyal medya hesabı alma ile ilgili değil, bir e-posta mesajı yazılırken dikkat edilmesi gerekenler hakkındadır. E-posta adresi nasıl alınır blogumda anlatmayı düşünmüyorum çünkü internette bulabileceğiniz ya da bir tanıdığınızdan kolaylıkla edinebileceğiniz bir bilgi. O yüzden bu yazıya bu konuda yorum yapmayınız. Yazıdaki yorum yazan diğer kişilere ya da bana hakaret içeren mesajlar yazan arkadaşlar bunun bir suç olduğunu ve yüzümüze söylemekle internetten yazmak arasında pek bir fark olmadığını umarım biliyorlardır. Yorumları yayınlamıyor olmam okumadığım anlamına gelmiyor. Teşekkür ederim.